Zanim wybierzecie gotowe paczki, ustalcie trzy rzeczy: maksymalny koszt na dziecko, liczbę zestawów i to, czego w nich nie powinno być. To pozwala porównywać oferty według tych samych zasad. Ładny worek na zdjęciu nie mówi jeszcze, czy zawartość pasuje do Waszej grupy.

Najpierw krótka lista ustaleń

  • Ile dzieci obejmuje akcja i jak uwzględnicie nieobecnych?
  • Jaki jest maksymalny łączny koszt wraz z dostawą i opakowaniem?
  • Czy paczki mają zawierać jedzenie? Kto zbierze od opiekunów potrzebne informacje?
  • Jaki rodzaj aktywności pasuje do dzieci: rysowanie, układanie, wspólna gra?
  • Kto zamawia, sprawdza dostawę i przechowuje paczki?
  • Do kiedy musi być możliwa wymiana brakującego lub uszkodzonego produktu?

Zbiórkę pieniędzy i sposób wsparcia rodzin ustalcie tak, by dziecko nie było publicznie rozliczane z wpłaty.

Przykładowy budżet

To przykład obliczenia, nie wycena produktów. Dla 24 dzieci i limitu 35 zł na osobę macie 840 zł. Jeśli na dostawę i opakowania przeznaczycie łącznie 72 zł, na zawartość zostaje 768 zł, czyli 32 zł na zestaw.

Najpierw wpiszcie własne kwoty. Porównujcie koszt całego zamówienia, a nie tylko cenę paczki w nagłówku oferty.

Co sprawdzić w ofercie

Poproście o dokładną listę produktów, liczbę sztuk i warunki ewentualnych zamienników. Przy zabawkach sprawdźcie przeznaczenie wiekowe i ostrzeżenia producenta. Przy żywności potrzebne są informacje o składzie, alergenach i terminie przydatności.

Ustalcie, czy opakowanie jest w cenie oraz czy zestawy przyjadą gotowe do wręczenia. Jeżeli to możliwe, obejrzyjcie jeden przykładowy komplet przed złożeniem całego zamówienia.

Wiadomość do rodziców do skopiowania

„Proponujemy paczki dla grupy w maksymalnej kwocie [kwota] zł na dziecko, obejmującej również opakowanie i dostawę. Rozważamy [krótki opis zawartości]. Prosimy o uwagi do [data]. Informacje dotyczące indywidualnych potrzeb dziecka prosimy przekazać prywatnie [osobie kontaktowej]. Przed zamówieniem podamy ostateczny skład i łączny koszt”.

Odbiór dostawy

Przelicz zestawy i porównaj zawartość z zamówieniem. Sprawdź opakowania, instrukcje i kompletność gier, zanim rozdacie paczki. Odłóż podpisane zestawy dla nieobecnych dzieci.

Na dzień wręczania zaplanujcie krótką wspólną aktywność. Paczka może być jej dodatkiem; nie musi wypełniać całego spotkania.